วัตถุประสงค์ของการจัดทำเอกสารระบบบริหารงานคุณภาพ
เอกสารระบบคุณภาพ อันเป็นข้อกำหนดที่มาตรฐาน ISO 9001 ต้องการนั้น กำหนดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
1. เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานระบบคุณภาพ ISO 9001
2. เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานตามมาตรฐานเดียวกัน
3. เพื่อให้มีการควบคุมอย่างสม่ำเสมอ
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประสานงานดีขึ้น
5. เพื่อให้การทำงานต่อเนื่อง สม่ำเสมอ แม้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ
6. เพื่อเป็นแนวทางในการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
7. เพื่อใช้ใช้เป็นสื่อในการฝึกอบรมบุคลากร
ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่กล่าวในข้อกำหนดประกอบด้วย
- นโยบายคุณภาพและวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ
- คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
- เอกสารขั้นตอนการทำงาน(Document procedure) ที่มาตรฐานนี้กำหนด
- เอกสารที่จำเป็นที่กำหนดโดยองค์กรเอง
- บันทึกที่กำหนดโดยมาตรฐานฉบับนี้
การจัดเตรียมเอกสารระบบคุณภาพ ISO 9000
ในการจัดเตรียมเอกสารระบบคุณภาพ ISO 9000 นั้น เราสามารถที่จะแบ่งการจัดเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้
1. ขั้นตอนการพัฒนาเอกสารคุณภาพ (Step in Documentation)
2. โครงสร้างเอกสารคุณภาพ (Structure of Document)
3. การจัดทำคู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
4. ผังกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
5. การจัดทำคำอธิบายลักษณะงาน (Job Description)
6. การจัดทำระเบียบปฏิบัติงาน (Quality Procedures)
7. การจัดทำเอกสารวิธีปฏิบัติงาน (Work Instructions)
8. เอกสารสนับสนุน (Supporting Document)
ขั้นตอนการพัฒนาเอกสารคุณภาพ (Steps in Documentation)
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมการและวางแผนการจัดทำเอกสาร
1. หลังจากได้ศึกษาข้อกำหนด ISO 9000 เปรียบเทียบกับงานปัจจุบันแล้วจึงกำหนดขอบเขตการจัดทำเอกสาร
2. ศึกษารูปแบบโครงสร้างของเอกสารคุณภาพ
3. วิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ (Business Process) ขององค์กร
4. วางแผนการจัดทำเอกสาร
4.1 กำหนดประเภทเอกสารและชื่อเอกสาร
4.2 จัดทำแผนงาน เพื่อติดตามการจัดทำเอกสาร
4.3 กำหนดความรับผิดชอบในฝ่ายต่าง ๆ
4.3.1 ตัวแทนฝ่ายบริหารคุณภาพ (QMR)
- บริหาร ควบคุม การพัฒนาเอกสารระบบคุณภาพ
- มอบหมายผู้รับผิดชอบ ในการจัดทำเอกสาร
- ประสานงานภายในองค์กร และที่ปรึกษา (ถ้ามี)
- รายงานผลความคืบหน้าให้ผู้บริหาร
- จัดทำคู่มือคุณภาพและอนุมัติเอกสารระเบียบปฏิบัติงาน
4.3.2 ผู้ประสานงาน (Co – Ordinator)
- ประสานงานภายในองค์กร และที่ปรึกษา (ถ้ามี)
- ติดตามความคืบหน้า และเร่งรัดให้การจัดทำเอกสารเป็นไปตามแผนงาน
- รายงานผลความคืบหน้ากับ QMR
4.3.3 คณะกรรมการบริหารโครงการ (Steering Committee)
- จัดทำหรือมอบหมายให้มีการจัดทำเอกสารระเบียบปฏิบัติงาน
- ติดตามและเร่งรัดการจัดทำเอกสารของคณะทำงาน
- พิจารณาอนุมัติเอกสารวิธีปฏิบัติงาน และเอกสารสนับสนุน
- ร่วมผลักดันให้การพัฒนาเอกสารเป็นไปตามแผนงาน
4.3.3 คณะทำงาน (Working Group)
- จัดทำหรือมอบหมายให้มีการจัดทำ เอกสารวิธีปฏิบัติงาน และเอกสารสนับสนุน
- นำเอกสารที่จัดทำมาทดลองใช้
- ทบทวนและปรับปรุงเอกสาร
- ฝึกอบรมให้พนักงานเข้าใจและปฏิบัติตาม
- ควบคุมดูแลให้พนักงานปฏิบัติตามเอกสารที่จัดทำขึ้น
4.3.4 ผู้ควบคุมเอกสาร (Document Controller)
- รับผิดชอบการจัดเก็บและควบคุมเอกสารระบบคุณภาพต้นฉบับ ประเภท คู่มือ คุณภาพ ระเบียบปฏิบัติงาน และวิธีปฏิบัติงาน
- ควบคุมการจัดทำ การทำสำเนาแจกจ่าย และการเรียกคืน
- จัดทำบันทึกคุณภาพที่เกี่ยวกับการควบคุมเอกสาร
4.3.5 ผู้ใช้เอกสาร (Users)
- ทราบ เข้าใจและปฏิบัติตามเอกสารระบบคุณภาพ
- ดูแลการใช้งานเอกสารระบบคุณภาพ
- แจ้งปัญหาที่ไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานตามเอกสารให้
ผู้รับผิดชอบทราบ
ผู้รับผิดชอบทราบ
- ทราบว่าต้องปฏิบัติอะไร ทำไม สิ่งที่ถูกต้องเป็นอย่างไร หากพบปัญหาจะทำอย่างไร
ขั้นตอนที่ 2 จัดทำเอกสารระบบคุณภาพ
1. จัดทำเอกสารระบบคุณภาพ
- นโยบายคุณภาพ (Quality Policy) และวัตถุประสงค์คุณภาพ (Quality Objective)
- ผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)
- กำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description / Job Specification)
- คู่มือคุณภาพ ระเบียบปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน และเอกสารสนับสนุน
2. ตรวจสอบ ทบทวนและอนุมัติเอกสารก่อนนำไปใช้
นโยบายคุณภาพ (Quality Policy)
นโยบายคุณภาพเป็นข้อความที่แสดงเจตนารมณ์และแนวทางขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง ที่ได้แสดงออกต่อสาธารณชนหรือลูกค้า และบุคลากรภายในองค์กร
นโยบายคุณภาพ จะต้อง
· สอดคล้อง / เหมาะสมกับจุดประสงค์ขององค์กร
· ระบุถึงความมุ่งมั่นที่จะสอดคล้องกับมาตรฐานและการพัฒนาประสิทธิภาพของ
ระบบอย่างต่อเนื่อง
· เป็นกรอบแนวทางในการจัดทำและทบทวนวัตถุประสงค์ทางด้านคุณภาพ
· สื่อสารเป็นที่เข้าใจทั่วทั้งองค์กร
· ทบทวนความเหมาะสมอย่างต่อเนื่อง
วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ (Quality Objectives)
วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ เป็นข้อความที่แสดงสิ่งที่องค์กรพยายามบรรลุ หรือเป็นจุดมุ่งหมายขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพโดยส่วนทั่วไปจะมีพื้นฐานมาจากนโยบายคุณภาพ
· วัดผลได้ (Measurable)
· เป็นจริงได้ (Realistic)
· บรรลุผลสำเร็จได้ (Achievable)
· สอดคล้องกับนโยบายคุณภาพ
· รวมถึงความต้องการที่จะบรรลุข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์
· ถูกจัดทำขึ้นในทุก ๆ กิจกรรมและระดับขององค์กรที่เกี่ยวข้อง
คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
คู่มือคุณภาพเป็นเอกสารหลักที่ใช้ในระบบบริหารคุณภาพ กล่าวถึงระบบคุณภาพโดยรวมขององค์กรสำหรับอ้างอิงในการสร้างและธำรงรักษาระบบคุณภาพ
· อธิบายถึงขอบเขตการขอรับรองตามระบบคุณภาพ รวมถึงข้อกำหนดที่ยกเว้นและเหตุผล
· อธิบายถึง นโยบายหรือกิจกรรมโดยภาพรวมในการดำเนินธุรกิจขององค์กร ที่สอดคล้องกับข้อกำหนด
· มีการรวมหรืออ้างถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องและความสัมพันธ์ของของกระบวนการ ต่าง ๆ ในระบบคุณภาพ ได้แก่ เอกสารขั้นตอนปฏิบัติงาน (Quality Procedures)
· เป็นเอกสารที่ให้รายละเอียดระบบบริหารคุณภาพ (Description of Quality Management)
· เป็นเอกสารอ้างอิงในการปฏิบัติและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง
· เพื่อให้เกิดหลักแห่งการปฏิบัติที่มีเหตุผลเกี่ยวกับระบบคุณภาพ
· เป็นเอกสารใช้ประกอบการตรวจประเมินระบบคุณภาพ
· เป็นภาพลักษณ์ที่ดี ทำให้ลูกค้าเกิดความประทับใจ ในความมุ่งมั่นขององค์กรที่เน้นในเรื่องคุณภาพ
คู่มือคุณภาพประกอบด้วย
· นโยบายคุณภาพ และวัตถุประสงค์คุณภาพ
· ขอบเขตของระบบบริหารงานคุณภาพและเหตุผลที่ละเว้นข้อกำหนด
· คำอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการต่าง ๆ และข้อกำหนด
· ข้อกำหนดของระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9000:2000
· เอกสารขั้นตอนการทำงาน
เอกสารขั้นตอนการทำงาน (Quality Procedures)
· เอกสารที่บอกถึงวิธีการหรือกระบวนการปฏิบัติงาน และบริหารงาน ซึ่ง
สอดคล้องกับกระบวนการธุรกิจและข้อกำหนดที่ได้ระบุไว้ในคู่มือคุณภาพ
สอดคล้องกับกระบวนการธุรกิจและข้อกำหนดที่ได้ระบุไว้ในคู่มือคุณภาพ
· อธิบายถึง ขั้นตอนในกระบวนการทำงาน ตั้งแต่ เริ่มต้น จนเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งแสดงถึง ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อใด ทำไม และอย่างไร อ่านแล้วทำได้
ประโยชน์ของเอกสารขั้นตอนการทำงาน
· เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกัน
· เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและประสานงานที่ดีขึ้น
· ช่วยให้มั่นใจว่ามีการควบคุมการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
· ใช้เป็นแนวทางในการตรวจประเมินและทบทวนระบบ
ข้อควรพิจารณาเพื่อจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงาน
1. ต้องเขียนเอกสารอะไรบ้าง
2. ใครคือผู้เขียน
3. เขียนอย่างไรให้ถูกต้องและครบถ้วน
4. จะเขียนและนำเสนอในรูปแบบใด
5. จะมีการควบคุมเอกสารอย่างไร
ขั้นตอนการจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงาน
1. วิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ แยกกระบวนการหลัก และสนับสนุนออกเป็น
กิจกรรมย่อย
กิจกรรมย่อย
2. ระบุข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องในแต่ละกระบวนการ
3. ทำการตรวจสอบระหว่างข้อกำหนดกับกิจกรรมย่อยเพื่อเพิ่มเติมกิจกรรมที่
หายไปแล้วกำหนดรายชื่อเอกสารระเบียบปฏิบัติงาน ขอบเขตและการ
ประสานงาน
4. เขียนโครงร่างเอกสาร โดยเขียนแผนภาพ (Flow Chart) ของเอกสารขั้นตอนการทำงาน
5. เขียนเอกสารขั้นตอนการทำงานตามรูปแบบที่กำหนด และตรวจสอบความ
ถูกต้องครบถ้วน กับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องและการปฏิบัติงานจริง
6. ทดลองนำไปใช้ เพื่อตรวจสอบว่า เขียนในสิ่งที่ทำ และทำในสิ่งที่เขียน
หรือไม่ อย่างไร
7. ตรวจสอบ ทบทวน และอนุมัติเอกสาร ร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
8. สอนและฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจเอกสารที่ต้องปฏิบัติตาม
9. การนำเอกสารไปใช้งาน ปฏิบัติตามเอกสาร
10. ตรวจติดตามและปรับปรุงแก้ไขเอกสาร หรือปฏิบัติงานให้ถูกต้องกับ
เอกสารระเบียบปฏิบัติที่ต้องจัดทำตามข้อกำหนด ISO 9001:2000
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น