การวิเคราะห์ระบบงาน
การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการของการกำหนดลักษณะหรือเนื่้อหาของงานโดยการจัดเก็บและจัดการข้อมูลเกี่ยวข้องกับงาน การวิเคราะห์งานที่สมบูรณ์จะมีการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง 5 ปัจจัย ดังนี้
1) งานทีต้องการจะทำให้บรรลุผลสำเร็จ
2) กิจกรรมที่จำเป็นจะต้องทำ หรือเป็นพฤติกรรมของลักษณะงานนั้นๆ
3) อุปกรณ์ เครื่องไม้ เครื่องมือที่จำเป็นจะต้องใช้
4) ปัจจัยและสภาพแวดล้อมในการทำงาน
5) ลักษณะส่วนบุคคลที่่จำเป็นสำหรับทำงานนั้นๆ หรือความสนใจพิเศษที่จะต้องมี
วิธีการวิเคราะห์งาน
วิธีการวิเคราะห์งานสามารถแบ่งออกเป็นสี่ประเภทขั้นพื้นฐาน
(1) วิธีการสังเกต
(2) เทคนิคการสัมภาษณ์
(3) แบบสอบถาม, รวม Checklist เกี่ยวกับงาน
วิธีการสังเกต
สังเกตกิจกรรมการทำงานและพฤติกรรมของผู้ปฎิบัติงานเป็นวิธีการวิเคราะห์งานที่สามารถนำมาใช้ได้อย่างอิสระหรือร่วมกับวิธีการอื่นๆ ของการวิเคราะห์งานได้ ตัวอย่าง การวิเคราะห์งานตามข้อสังเกต 3 ข้อ อาทิ (1) การสังเกตโดยตรง (2) การวิเคราะห์วิธีการทำงานร่วมกับเวลาในการทำงาน และศึกษาแนวทางการปฎิบัติงานนั้นๆ (3) เทคนิคต่างๆ เหตุการณ์สำคัญๆ ที่เกิดขึ้น แม้ว่าพวกจะถูกจ้างด้วยวิธีการเดียวกัน แต่สิ่งที่แตกต่างในการทำงานด้วยวิธีการสังเกต และตั้งข้อสังเกตต่างๆ จะทำให้เกิดประโยชน์ในการวิเคราะห์งาน
การสังเกตโดยตรง
โดยใช้การสังเกตโดยตรงด้วยการวิเคราะห์เพียงข้อสังเกตพนักงานในการปฎิบัติหน้าที่ และทำการบันทึกข้อสังเกตที่พบได้ขณะที่พวกเข้าปฎิบัติงาน ผู้สังเกตการณ์จำเป็นะจ้องจดบันทึกข้อมูลทั่วไปหรือผลงานจากรูปแบบที่มีประเภทโครงสร้างสำหรับความคิดเห็น ทุกอย่างจะถูกตั้งข้อสังเกต เช่น สิ่งที่ทำให้งานสำเร็จ อุปกรณ์ที่ถูกนำมาใช้ สภาพแวดล้อมการทำงาน หรือ ปัจจัยอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน
วิธีการสังเกตโดยตรงมีข้อจำกัด : เป็นข้อจำกัดบางอย่างที่เป็นธรรมชาติเกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน ครั้งแรกพวกจะไม่สามารถจับภาพลักษณะของงาน เช่น กระบวนการตัดสินใจ หรือ การวางแผนตั้งแต่กระบวนการตัดสินใจ จะไม่สามารถสังเกตเห็น นอกจากการสังเกตจากภายนอกจะให้ข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ที่เกี่ยวข้องกับความต้องการส่วนบุคคลสำหรับงานต่างๆ เพราะชนิดของข้อมูลนี้ยังไม่เด่นชัด และสังเกตได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นวิธีการสังเกตจะให้ข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ที่ได้จากการปฎิบัติงาน
วิธีการวิเคราะห์งาน ด้วยการสังเกตที่มีความซับซ้อนในการทำงานการวิเคราะห์วิธีการใช้เพื่ออธิบายการผลิตงานด้วยตนเองซ้ำ เช่น โรงงานหรืองานชุมนุมบรรทัด วิธีการเหล่านี้ถูกนำมาใช้โดยวิศวกรอุตสาหกรรม เพื่อกำหนดอัตรามาตรฐานการผลิตที่ใช้ในการกำหนดอัตราค่าจ้าง ประเภทขอการวิเคราะห์งานด้วยวิธีการศึกษาเวลาและการเคลื่อนไหวและการวิเคราะห์การปฎิบัติงาน ใช้การศึกษาวิธีการปฎิบัติงาน ซึ่งวิศวกรอุตสาหกรรมจะทำการสังเกตและจดบันทึกกิจกรรมของคนงานแต่ละคน ด้วยการใช้นาฬิกาจับเวลา และคำนวณเวลาที่ใช้ในการปฎิบัติงานแต่ละครั้ง แต่ละกลุ่ม แต่ละแผนก ด้วยการแยกองค์ประกอบของาน และใช้กล้องถ่ายวิดีโอ ในการเก็บภาพวิธีการปฎิบัติงาน และเทคนิคในการทำงานแต่ละขั้นตอน ของแต่ละกลุ่ม แต่ละทีมงาน ของกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องปฎิบัติ ภาพยนต์เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์เพื่อค้นหาวิธีการที่ยอมรับได้ในการทำงานและตั้งเป็นค่ามาตรฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างได้ ข้อมูลเหล่านี้อาจจะเป็นประโยชน์สำหรับการพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมและการกำหนดอัตราค่าจ้างพนักงาน
เหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้น
เทคนิคการวิเคราะห์เหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับการสังเกตและการบันทึกตัวอย่างของพฤติกรรมที่มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งใช้ตรวจสอบและตรวจับลักษณะการทำงานที่ไม่ได้ผล หรือ ผิดพลาด วิธีการของพฤติกรรมที่ใช้ในการตัดสินใจให้เป็น "ได้ผลลัพธ์" หรือ "ไม่ได้ผลลัพธ์" ในแง่ของผลผลิตจากพฤติกรรมการปฎิบัติงาน
ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกบันทึกไว้สำหรับแต่ละเหตุการณ์ "ในกรณีวิกฤติ" (1) สิ่งที่นำไปสู่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และสถานการณ์ที่มันเกิดขึ้น (2) สิ่งที่พนักงานปฎิบัติขณะทำกิจกรรมโดยเฉพาะอย่างยิ่งขั้นตอนการทำงานที่ (มีประสิทธิภาพ) และ ขั้นตอนการทำงานที่ (ไม่มีประสิทธิภาพ) (3) พฤติกรรมการรับรู้และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของพนักงาน /ทีมงาน / แผนก/ กลุ่มงาน (4) การตัดสินใจที่เป็นในระดับการควบคุมการทำงานของพนักงานที่จะทำให้งานบรรลุผลสำเร็จ และความรับผิดชอบของพนักงานในขั้นตอนการปฎิบัติงานต่างๆ
วิธีการที่สำคัญสำหรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากการสังเกตโดยตรงและการทำงานด้วยวิธีการวิเคราะห์ข้อสังเกตว่าพฤติกรรมที่ไม่ถูกบันทึกว่าเป็นพฤติกรรมที่ยังไม่เกิดขึ้น แต่หลังจากที่พฤติกรรมที่ได้รับการตัดสินมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือไม่ได้ผลในแง่ของผลผลิต ซึ่งหมายความว่าคนที่ใช้วิธีการที่สังเกตเหตุการณ์สำคัญๆ ที่เกิดขึ้นจะต้องอธิบายพฤติกรรมในการดำเนินการย้อนหลัง หรือความเป็นจริงที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานกิจกรรมที่มีข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง ด้วยข้อมูลที่มาจากการจดบันทึกของผู้สังเกตการณ์ ซึ่งเป็นการยากมากที่จะสามารถเก็บรายละเอียดทั้งหมดด้วยการมองวิธีการปฎิบัติงานและบันทึกพฤติกรรมของพนักงาน
เทคนิคการสัมภาษณ์
เทคนิคการสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายระหว่างนักวิเคราะห์งาน (หรือการสัมภาษณ์อื่น) และอาศัยผู้เชี่ยวชาญเป็นผู้ออกแบบคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์ ข้อมูลพื้นฐานในการปฎิบัติงาน ในลักษณะ One-to-One เรียกว่าการสัมภาษณ์รายบุคคล แต่ถ้าเป็นการสัมภาษณ์พนักงานตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป จะเรียกว่าการสัมภาษณ์แบบกลุ่ม การวิเคราะห์ข้อมูลจากการสัมภาษณ์งานรายบุคคลและแบบกลุ่ม มักจะเป็นการสัมภาษณ์โดยผู้บังคับบัญชาของพนักงานในการวิเคราะห์งาน นอกจากนี้อาจจะเป็นการผสมระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน ที่มีความรู้ ความเข้าใจในลักษณะงานแบบนี้เป็นพิเศษ การสัมภาษณ์ลักษณะนี้จะเรียกว่า การประชุมเชิงวิชาการ เมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์หรือการอภิปรายโต้ตอบกัน ก็จะเป็นการสรุปรายละเอียดของงานที่สะท้อนถึงความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ
การออกแบบการสัมภาษณ์ในลักษณะการประชุมเชิงวิชาการ จำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการออกแบบโครงการการจัดงานที่เป็นมาตรฐาน กำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ กำหนดหัวข้อที่จะใช้ในการสัมภาษณ์ เชิญตัวแทนพนักงานที่มีความรู้ความเข้าใจในงานนั้นๆ อย่างถ่องแท้ ผู้เชี่ยวชาญมีความเข้าในลักษณะงานนั้นๆ เป็นอย่างดี มีความสามารถในการวิเคราะห์งานลักษณะนี้มาก่อน เป็นต้น
เทคนิคการสังเกตและการสัมภาษณ์การวิเคราะห์งานมักจะใช้ในการพัฒนาวิธีการที่ซับซ้อนมากขึ้นของการวิเคราะห์งาน และจำเป็นจะต้องมีการเตรียมการล่วงหน้า มีการกำหนดกลุ่มพนักงานที่มีความสำคัญและเป็นตัวแทนของพนักงานส่วนใหญ่ มาเล่ารายละเอียดและตอบข้อซักถามของผู้เชี่ยวชาญการวิเคราะห์งาน
แบบสอบถาม, รวม Checklist เกี่ยวกับงาน
การจัดทำแบบสอบถามสามารถกรอกโดยพนักงานแต่ละบุคคล หรือ โดยนักวิเคราะห์งาน สำหรับกลุ่มของพนักงาน ด้วยการตอบแบบสอบถามที่มีความแตกต่างกันในแต่ระดับของการปฎิบัติงาน และโครงสร้างตำแหน่งของพนักงาน แบบสอบถามที่ไม่มีโครงสร้าง ด้วยการตั้งคำถามในลักษณะเปิดกว้าง หรือ ขอคำตอบที่ไม่ได้ระบุรายละเอียดที่ชัดเจน
ตัวอย่างแบบสอบถามปลายเปิด
- อธิบายหน้าที่การทำงานของคุณ
- อธิบายลักษณะการทำงานประจำวันของคุณ
- คุณมีทักษะ ความรู้ ความเข้าใจ ในลักษณะงานที่คุณทำอยู่ หรือไม่?
รายการตรวจสอบสำหรับการวิเคราะห์งานด้วยการแบบสอบถาม
ข้อเสนอแนะ : การออกแบบสอบถามจะต้องใช้การตรวจสอบเพื่อประเมินรูปแบบการปฎิบัติงาน และเป็นการรวบรวมข้อมูลที่ปฎิบัติงานอยู่ประจำ การออกแบบสอบถามควรจะมีคำถามที่เหมาะสม ง่ายแก่การเข้าใจ คำถามชัดเจน ไม่กำกวม ไม่ตีความได้หลายด้าน มีความเฉพาะเจาะจง มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการนำคำตอบไปใช้งานด้านการวิเคราะห์งานได้จริง
ตัวอย่างแนวคำถาม
ระบุลักษณะงาน
- ชื่องานที่ปฎิบัติ
- ที่อยู่หรือสถานที่ปฎิบัติงาน
- จำนวนเฉลี่ยของงานและความสำคัญของงานที่ปฎิบัติอยู่
งานที่ดำเนินการ
- อะไรเป็นหน้าที่/ความรับผิดชอบที่ดำเนินการอยู่
- วิธีการที่พนักงานปฎิบัติงานอยู่เป็นประจำ
- ทำไม พนักงานจะต้องปฎิบัติงานในลักษณะนี้
- ความถี่ ของงานที่มีความเฉพาะเจาะจง หรือ เร่งด่วนในช่วงเวลาปฎิบัติงาน
ทักษะและความรู้ ในการปฎิบัติงาน
- ระดับวุฒิการศึกษา
- ประสบการณ์ในการทำงานลักษณะนี้
- ระดับทักษะและความเชี่ยวชาญในงานที่ปฎิบัติอยู่
- ปัญหาที่พบขณะปฎิบัติงาน หรือข้อผิดพลาที่ค้นพบ
- แนวทางแก้ไขปัญหาระหว่างการปฎิบัติงาน
ทักษะพิเศษ ที่จำเป็นในการปฎิบัติงาน
- ความสามารถในการคำนวณคณิตศาสตร์
- ร่างการที่แข็งแรง ระดับมาตรฐาน
- บุคลิกส่วนตัวที่ดี ภาพลักษณ์ภายนอกที่ดูดี โดดเด่น
ความต้องการทางกายภาพ
- ลักษณะการทำงานแบบนี้ต้องการความอดทนสูง และใช้อุปกรณ์ขนาดใหญ่
- สภาพแวดล้อมในการทำงาน มีความเสี่ยงอันตราย ความชื้นสูง หรือ อากาศร้อน อากาศหนาว กว่าปกติ
- เป็นลักษณะงานที่ไม่มีใครพึงประสงค์
- ต้องทำงานในเวลากลางคืน เป็นประจำ
ความรับผิดชอบ
- ค่าใช้จ่ายในอุปกรณ์มีราคาแพงจะต้องใช้ทักษะ และความรับผิดชอบสูง
- จำเป็นจะต้องเดินทางและมีสินทรัพย์มูลค่าสูงเกี่ยวเนื่องขณะเดินทาง
- งานที่มีงบประมาณและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่สูง
- ต้องใช้ความสัมพันธ์ที่เป็นลักษณะเครือข่าย และสร้างพันธมิตรใหม่ๆ อย่างมาก
ฯลฯ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น